GoogleWorkspaceマニュアル《PDF》
GoogleWorkspace Q&A
《はじめて Google Workspace を利用しましたが、画面が出ませんでした》
《一度 Google Workspace を利用したことがありますが、画面が出なくなりました》
《スマホやタブレットで Google ドライブを利用したいのですが》
《支部で Googleグループを作成し、メーリングリストを作りたい》
《Googleドライブを利用したいのですがやり方が分かりません》
《支部ですが、共有ドライブにあるという事務局からのフォルダが見えません》
《共有ドライブにある書類で、ドライブを作った担当者が退会しました。書類はどうなりますか》
《グループの中に、JACアカウント以外のメールアドレスが登録できません》
《Googleフォームで作った「問合せ」や「申込み」を、不特定多数からできるようにしたい》
《Googleフォームで作った「問合せ」や「アンケート」「申込み」を、会員限定にしたい》
《Word をドキュメントにしたとき、文字化けやレイアウトが崩れてしまうことがあります》
《Excel をスプレッドシートにしたとき、崩れることがありますか？》
《パワーポイントをスライドにしたとき、文字化けやレイアウトが崩れてしまうことがあります》
| ■ 利用はじめ |
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アカウントとは「権利」と訳されますが、部屋に入るための「鍵」のようなものです。ネットの世界で、本人であることを証明するために使うもので、たいていはパスワードとセットで使います。 本人の氏名や携帯番号、メールアドレスがよくアカウントとして使われますが、Google Workspace では本人のメールアドレスをアカウントにしています。そして日本山岳会会員に特化した Google Workspace を利用するためのメールアドレスを「JACアカウント」と名づけました。 |
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日本山岳会会員用の「Google Workspace のアカウント」です。メールアドレスでもあります。会員個人に割り当てられます。Gmai（メール）、ドライブ（デジタル書類の保管や書類の共有作業）、カレンダーなどの有償アプリ（サービス）を無償で利用することができます。 |
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日本山岳会の会員（準会員を含む）であれば申し込むことができます。以下から申し込んでください。 |
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ご自身のJACアカウントは「イニシャル+会員番号@jacmember.com」（準会員は会員番号のアタマに「a」を入れる）です。しかし Google Workspace を利用する前に登録が必要です。以下から登録（取得）をお願いします。 |
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すでに登録済みの方は、氏名と会員番号を記載して、その旨をデジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご連絡ください。まだ登録が済んでいない方は、以下から申し込んでください。 |
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JACで用意した Google Workspace を利用するには、ネット上にある Google Workspace に入る必要があります。そのためには Google Workspace のログイン画面に「JACアカウント」と「パスワード」を記入する必要があります。Google Workspace のログイン画面は、Google の検索画面（https://www.google.co.jp/）の右上の「ログイン」もしくは右上のご自身の名をクリックすると示されます。 |
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氏名と会員番号を記載して、その旨をデジタルメディア委員会(internet@jac.or.jp)までご連絡ください。 |
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Google の検索画面（https://www.google.co.jp/）から、右上の「ログイン」をクリックし、出てきた画面に JACアカウントとパスワードを入力すると入ることができます。ログインすると新たにパスワードをつくるよう指示があります。安全のためにご自身でパスワードを再設定してください（ご自身で入れたパスワードは本部ではわかりません。あらかじめ控えをとってください）。 |
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Google の検索画面（https://www.google.co.jp/）から、右上のご自身の名前をクリックし、出てきた画面から JACアカウントを選択してください。 もしパスワードを要求され、それが間違っているようでしたら、その旨をデジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご連絡ください。 |
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アカウントは取得済みですか？取得済みの場合はパスワードを再発行しますので、デジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご連絡ください。 |
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App Store や Google Play などから Googleドライブのアプリ（無料）をダウンロードして、JACアカウントとパスワードを入力して利用してください。同じアカウント、同じパスワードです。ただし、タブレットとスマホは、使用するアプリをそれぞれダウンロードする必要があります。 |
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JACアカウント名が変更になりますが、これまでの Google Workspace で行ってきたことは引き継ぐことができます。デジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご連絡ください。 |
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デジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご相談ください。支部員をまとめて登録することができます。 |
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JACアカウントを持つ複数のメンバーに、JACアカウントでグループアドレスをつくることができます。例えば、役員会の構成者全員をひとつのグループとして「yakuin@jacmember.com」とグループアドレスをつくることができます。 メリットとして、以下があります。 ①そのメンバーでメーリングリストができる。 ②「お問い合わせ」「申込先」などのメールを複数の担当者で受けることができる。 ③「お問い合わせ」「申込先」などの返事のメールを個人アドレスではなく、グループアドレスで送信することができます。支部などグループの代表アドレスとして送信元にすることもできます。 ④ドライブなどで「メンバーを管理」を行う場合に、グループとして登録することができる。またメンバーに変更があった場合に、グループの構成メンバーを入れ替えることで「メンバーを管理」を修正する必要はない。 ⑤なお、1人の会員（1つの JACアカウント）が、複数のグループに所属することができます。 （注1）メーリングリストに、JACアカウント以外のアドレスを加えることはできません。JACアカウント以外のアドレスを加えたい場合はデジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご連絡ください。 （注2）JACアカウントがない一般の方からの「問合せ」や「申込み」はできません。外部からのアクセスが必要な場合はデジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご連絡ください。 |
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Googleグループ（https://groups.google.com/）あるいはサイコロから、JACアカウントでログインして作成してください。 グループ名は「支部略号-役割」(例:「akb-info@jacmember.com」）として所属のグループであることが分かるようにしてください。 |
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①まず、Gmail の「設定」ボタン（歯車の絵）をクリック →「すべての設定を表示」で、アカウントタブを開いて「他のメールアドレスを追加」をクリック。名前とグループアドレスを入力し、「エイリアスとして扱います」にチェック。→「次のステップ」をクリック →「確認メールの送信」をクリックします。グループのメンバー宛にメールが届くので、URL をクリックするか確認コードを入力して「確認」をクリックします。設定画面に戻り、グループアドレスが追加されていることを確認します。なお、デフォルトの返信モードを「メールを受信したアドレスから返信する」に変更することがおすすめです（グループアドレス宛に届いたメールに返信する際、差出人が自動でグループアドレスになる）。 ② ①の終了後、メール作成時に差出人のアドレスをクリックすると追加したグループアドレスが表示されるので、差出人を選択します。 |
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Googleドライブは Google Workspace のツール（アプリ）のひとつです。 ① Googleドライブの画面（https://drive.google.com/）から利用できます。 ② Google の検索画面などの右上にあるサイコロマークをクリックして、アプリの一覧の中から三角マークのドライブをクリックして利用することもできます。 ③スマホやタブレットの場合は、アプリをダウンロードして、JACアカウントとパスワードを入力して利用してください。 |
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「マイドライブ」は個人的にご利用ください。プライベートな保管庫で、Google Workspace 全体の管理者も入ることはできません。ご家族で利用することも可能です。 「共有ドライブ」は会員が共有で利用するための保管庫です。ご自身でドライブを新設（新規）した場合は、右上の「メンバーを管理」から共有するメンバーを選んでください。基本的に JACアカウントを持っている会員しかメンバーに加えることはできません。 なお、ドライブに保管した Excel や Word などは、スプレッドシートやドキュメントを通して、メンバーと共同作業をすることができます。 |
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共有ドライブには現在「00_日本山岳会」「00_日本山岳会【資料】」「02_本部事務局⇔全会員」の 3つのドライブが入っています。 見えない場合、Googleドライブに JACアカウントでログインしているか、画面右上のご自身の名前をクリックして確認してください。違う場合は JACアカウントを選択するか「別のアカウントを追加する」で、JACアカウントを追加してください。 |
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① Googleドライブで「共有ドライブ」を選択し、左上の「+新規」で新規にドライブを作成します。 ②資料を、ドラッグアンドドロップもしくは「+新規」から①のドライブにアップロードします。 ③右上の「メンバーを管理」で、このドライブに入れる人を登録します。単なる「閲覧者」か、削除や編集ができる「編集者」にするか、人ごとに権限を選択することができます。 |
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組織（グループ）内で利用する場合は、自由にドライブ名やフォルダ名を決めていただいて結構ですが、理事会や事務局および全会員が見れるように設定する場合は、【資料1】に準拠してください。 |
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支部長及び事務局長の JACアカウントで見ることができるように設定しています。基本的に「02_本部事務局⇔全支部」「S000_××支部⇔事務局」があります。 「00_日本山岳会」が見れない場合は、JACアカウントでログインしているか確認してください。画面右上のご自身の名前をクリックして、違う場合は JACアカウントを選択するか「別のアカウントを追加する」で、JACアカウントを追加してください。 「00_日本山岳会」が見れて支部のフォルダが見れない場合は、事務局に連絡ください。 |
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共有ドライブにある書類はなくなりません。担当者のみが「管理者」だった場合は、デジタルメディア委員会で対応しますので、デジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご連絡ください。 なお、権限の変更をする前にその担当者の JACアカウントが削除されると、ファイルは自動的に削除されてしまいます。ただし、アカウント削除後 20日間以内であれば、デジタルメディア委員会で復元できます。 |
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Gmail（https://mail.google.com/）に JACアカウントでログインしていますか？ 個人所有の Googleアカウントで見ていませんか？ JACアカウントでログインしている場合は画面右上のアカウントアイコンをクリックして JACアカウントを選択してください。 |
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JACアカウントのグループ機能は JACアカウント以外のメールアドレスが登録できません。支部長または委員長からの申し出により登録できるよう変更できますので、デジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご相談ください。 |
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JACアカウントのグループ機能はデフォルトで JACアカウント以外からの外部からメールを受取ることができません。支部長または委員長からの申し出により外部からメールを受取れるよう変更できますので、デジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご相談ください。 迷惑メールなどの大量送信メールが届くことがありますので、アンチウイルスソフトの導入などセキュリティに十分配慮して運用してください。 |
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Googleカレンダー（https://calendar.google.com/）あるいはサイコロから、JACアカウントでログインしてください。 ①作った担当者に招待をしてもらってください。 ②作った担当者に Googleカレンダーの URL をもらってください。 ③カレンダーの共有相手になっているか確認してください。 |
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カレンダーの左欄「マイカレンダー」にある見せたいカレンダー名の 3つの点をクリックして（マニュアル p10）、アクセス権限を設定します。特定の相手だけに見せたい場合は、下の「共有する相手」から「+ユーザーやグループを追加」で、相手のアドレスを記入します。 JACアカウントでは会員全員に見せることが可能ですが、世界中に見せたい場合は、デジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご相談ください。 |
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デジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご相談ください。 |
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完成した Googleフォームの右上にある「公開」をクリックして、「管理」からアクセスできる対象者を選択することができます。また特定の相手やグループだけにアクセス権を与えることもできます。ただ、会員限定の場合、JACアカウントを持っている会員のみになります。 |
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できません。当会が契約しているプランが「Google Workspace for Nonprofits」であるためです。 |
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できません。当会が契約しているプランが「Google Workspace for Nonprofits」であるためです。 |
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ドキュメントでは使えるフォントが少ないため、フォントが異なって文字化けします。ルビなどもなくなってしまいます。文字化けしてしまった際には、Word で対応しているフォントに修正すると、解消できることがあります。 |
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ほぼ問題ありませんが、互換性がない関数などもあり、注意して利用してください。 |
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スライドでは使えるフォントが少ないため、フォントが異なって文字化けします。文字化けやレイアウトが変わってしまった際には、スライドで対応しているフォントに修正すると、解消できることがあります。 |
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デフォルトでは JACアカウントを持っている人のみのなります。デジタルメディア委員会（internet@jac.or.jp）までご相談ください。 |
