個人情報に関する方針／個人情報保護規程

個人情報に関する方針（プライバシーポリシー）

公益社団法人日本山岳会は、以下の方針に基づき、個人情報の保護に努めます。

1. 本会は、個人の人格尊重の理念のもとに、関係法令等を遵守し、実施する事業において、個人情報を慎重に取り扱います。
2. 本会は、個人情報を適法かつ適正な方法で取得します。
3. 本会は、個人情報の利用目的をできる限り特定するとともに、その利用目的の範囲でのみ個人情報を利用します。
4. 本会は、あらかじめ明示した範囲及び法令等の規定に基づく場合を除いて、個人情報を事前に本人の同意を得ることなく外部に提供しません。
5. 本会は、個人情報を正確な状態に保つとともに、漏えい、滅失、き損などを防止するため、適切な措置を講じます。
6. 本会は、本人が自己の個人情報について、開示・訂正・追加・削除・利用停止を求める権利を有していることを確認し、これらの申出があった場合には速やかに対応します。
7. 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情があったときは、適切かつ速やかに対応します。
8. 本会は、個人情報を保護するために適切な管理体制を講じるとともに、本会役員、委員、及び会員の個人情報保護に関する意識啓発に努めます。
9. 本会は、この方針を実行するため、個人情報保護規程を定め、これを本会役員、委員、及び会員に周知徹底し、確実に実施します。

令和２年４月１日制定

公益社団法人日本山岳会
会長　橋本しをり

お問い合わせ
　日本山岳会のプライバシーポリシーに関するお問い合わせは、下記担当までお願いします。

〒102-0081
東京都千代田区四番町５－４
公益社団法人日本山岳会　総務担当常務理事　長島泰博

個人情報保護規程

第１章総則
（目的）
第１条この規程は定款52条の規程により、個人情報が個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、公益社団法人日本山岳会（以下「本会」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、本会の事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条この規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
（1）個人情報生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの（当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。）をいう。
（2）個人情報データベース等特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態に置いているものをいう。
（3）個人データ個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
（4）保有個人データ本会が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。
（5）本人個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。
（6）取扱者本会の指揮命令を受けて本会の業務に従事する者をいう。
（7）匿名化個人情報から当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所の記述等、個人を識別する情報を取り除くことで特定の個人を識別できないようにすることをいう。
（本会の責務）
第３条本会は、個人情報の保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。

第２章個人情報の利用目的の特定等
（利用目的の特定）
第４条本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定するものとする。
２本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
３本会は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
（事業ごとの利用目的等の特定）
第５条本会は、次の個人情報の利用目的について、別に定める様式により、個人情報を取り扱う事業ごとに個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等を定める「個人情報取扱業務概要説明書」を作成するものとする。
（1）会員相互の親睦活動・組織運営のために必要な本部・支部におけるデータベースの作成
（2）定期総会、年次晩餐会、支部合同会議等、当会主催の行事の告知と参加集約
（3）機関誌「山岳」、会報「山」等の送付
（4）当会本部・支部主催の山行実施時における登山計画書の作成
（5）委員会、同好会の活動に必要な会員間の連絡
（6）当会が募集を行う損害保険（団体保険）で契約締結のために必要な個人情報の提供
（7）当会が会員相互の親睦を目的に作成し会員限定で配付する会員名簿
（8）寄附または基金の勧誘
（9）会費の請求
（利用目的外の利用の制限）
第６条本会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前２条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２本会は、他の山岳関係団体等から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで継承前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
３前２項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前２条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
（1）法令に基づく場合
（2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（3）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
４本会は、前項の規定に該当して利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、その取り扱う範囲を真に必要な範囲に限定するものとする。

第３章個人情報の取得の制限等
（取得の制限）
第７条本会は、次の個人情報を所有し、個人情報取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
（1）本会正会員・準会員の会員登録・管理に関する個人データ
（2）日本山岳会団体保険申込書に記載された個人データ
（3）各支部が支部友として保有する非正会員・非準会員の個人データ
（4）公募講習会の個人データ
（5）個人情報には当たらないが当会運営のホームページ・SNS閲覧者の個人データ
（6）当会運営のホームページからのグッズ購入者の個人データ
２本会は、思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。
３本会は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
（1）本人の同意があるとき。
（2）法令等の規定に基づくとき。
（3）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
（4）所在不明、判断能力が不十分等の事由により、本人から取得することができないとき。
４本会は、前項第４号の規定に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨及び当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第８条本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
２本会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。
３前２項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
（1）利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（2）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

第４章個人データの安全管理
（個人データの安全管理）
第９条本会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。
２本会は、個人データの漏えい、滅失、き損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
３本会は、個人データの安全管理のために、個人データ取扱者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
４本会は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、確実、かつ速やかに破棄又は削除するものとする。
５本会は、個人情報の取扱いの全部又は一部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

第５章個人データの第三者提供
（個人データの第三者提供）
第10条本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
（1）法令に基づく場合
（2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（3）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
（1）本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
（2）他の山岳関係団体等からの事業の承継に伴って個人データが提供される場合
（3）個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
３本会は、前項第３号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

第６章保有個人データの開示、訂正・追加・削除・利用停止
（保有個人データの開示等）
第11条本会は、本人から、当該本人に係る保有個人データについて、書面により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の申出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
（1）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（2）本会の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
（3）他の法令に違反することとなる場合
２開示は、書面により行うものとする。ただし、開示の申出をした者の同意があるときは、書面以外の方法により開示をすることができる。
３保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し書面により遅滞なく行うものとする。
（保有個人データの訂正・追加・削除・利用停止等）
第12条本会は、保有個人データの開示を受けた者から、書面により、開示に係る個人データの訂正、追加、削除又は利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出をした者に対し、書面により通知するものとする。
２本会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。

第７章組織及び体制
（個人情報保護管理者）
第13条本会は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、本会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
２個人情報保護管理者は、総務担当の業務執行理事とする。
３個人情報保護管理者は、会長の指示及び本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、取扱者に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
４個人情報保護管理者は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
５個人情報保護管理者は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を、各事業を分掌する取扱者に委任することができる。
（苦情対応）
第14条本会は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
２苦情対応の責任者は、個人情報保護管理者とする。
３苦情対応の責任者は、苦情対応の業務を取扱者に委任することができる。その場合は、あらかじめ取扱者を指定し、その業務の内容を明確に定める。
（従業者の義務）
第15条本会の取扱者、事務局職員は、業務・活動上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
２本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した取扱者及び会員は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
３個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく会長に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。

第８章雑則
（その他）
第16条この規程の実施に必要な事項は、別に定めるものとする。

附則
この規程は、令和２年４月１日から施行する。
従前の規程は、この規程の施行により廃止する。